Au retour d’une location, une seule question compte : ce dégât était-il là au départ ? Si vous ne pouvez pas le montrer, c’est votre parole contre celle du client. L’état des lieux sert à trancher cette question avant qu’elle se pose.
Pourquoi l’état des lieux décide de tout
Un état des lieux utile est contradictoire : il est fait en présence du client, il le vérifie et il le signe. Un relevé fait seul, après son départ, ne prouve pas grand-chose. Un relevé daté, détaillé, photographié et signé par les deux parties, en revanche, rend la discussion très courte.
Le même soin au départ et au retour permet ensuite de comparer point par point. C’est cette comparaison, et non l’impression générale, qui justifie une retenue sur la caution.
Au départ : ce qu’il faut relever
- Le kilométrage exact au compteur, photographié.
- Le niveau de carburant (ou de charge), photographié lui aussi.
- Chaque dégât existant, un par un : où il se trouve, de quelle nature (rayure, impact, bosse, jante frottée), et sa taille approximative.
- La propreté intérieure et extérieure.
- Les équipements remis : roue de secours ou kit anti-crevaison, gilet, triangle, câble de recharge, siège enfant, documents du véhicule.
Évitez la mention « RAS » ou « bon état général » : elle ne dit rien d’un défaut précis. Mieux vaut une liste de trois petites rayures bien situées qu’une case cochée.
Des photos qui tiennent
- Toujours les mêmes angles, dans le même ordre : avant, arrière, les deux côtés, les quatre trois-quarts, les jantes, l’intérieur, le tableau de bord allumé.
- Une lumière suffisante. De nuit, éclairez ou reportez les photos de détail au lendemain matin en le notant.
- Un gros plan de chaque dégât relevé, en plus de la vue d’ensemble qui permet de le situer.
- Des photos datées, prises devant le client, et conservées avec le contrat.
Au retour, refaites exactement la même série. Deux photos prises sous le même angle, l’une au départ et l’autre au retour, se comparent en quelques secondes.
La signature du client
Faites relire le relevé au client et laissez-lui le temps de signaler un défaut que vous auriez manqué : c’est dans votre intérêt, car ce qu’il accepte au départ, il ne pourra pas le contester au retour. Il signe ensuite, et vous aussi. Remettez-lui une copie, par e-mail ou sur papier.
Au retour : la même méthode
- Relevez le kilométrage et le carburant, photos à l’appui.
- Refaites le tour du véhicule dans le même ordre qu’au départ.
- Notez chaque nouveau dégât, en le comparant au relevé de départ.
- Calculez les suppléments devant le client : kilomètres en trop, carburant manquant, retard, nettoyage, dégâts selon votre barème.
- Faites signer la restitution, et remettez un décompte écrit.
Les erreurs qui font perdre un litige
- Faire l’état des lieux après le départ du client, ou le faire compléter plus tard.
- Des photos floues, sombres ou sans vue d’ensemble.
- Oublier le compteur ou la jauge au départ : sans eux, impossible de facturer les kilomètres ou le carburant.
- Un barème qui n’a pas été communiqué avant la signature.
- Ne pas remettre de copie au client.
Et avec Restit
Restit reprend cette méthode sur le téléphone du loueur : relevé du compteur et du carburant, liste des dégâts, photos par angle, signature du client et du loueur à l’écran. Au retour, les photos du départ et du retour se comparent côte à côte, les suppléments sont calculés selon votre barème, et le dossier de preuve en PDF réunit contrat, photos et signatures.