Une retenue sur caution se conteste rarement quand trois conditions sont réunies : elle était prévue au contrat, elle se calcule de façon simple, et une preuve la justifie. Il en manque une, et la discussion commence.
Un barème signé avant le départ
Le barème liste, poste par poste, ce que vous facturez : nettoyage, retard, carburant, kilomètres supplémentaires, jantes, rayures, rétroviseurs, pare-brise, perte de clé, etc. Annexé au contrat et signé par le client, il transforme une retenue en simple application de ce qui a été convenu.
- Un montant fixe pour ce qui l’est vraiment : un nettoyage, un retard par tranche.
- Une fourchette pour les dégâts, dont le coût dépend de l’étendue réelle.
- Une règle de calcul claire pour les kilomètres et le carburant.
Les calculs courants
- Kilomètres supplémentaires : (kilomètres parcourus − kilomètres inclus) × prix du kilomètre.
- Carburant manquant : part du réservoir manquante × prix d’un plein.
- Retard : nombre de tranches entamées × prix de la tranche, avec un plafond si votre contrat en prévoit un.
- Dégâts : le montant du barème, ou le coût réel de la réparation sur devis ou facture.
Exemple : location de 3 jours, 200 km inclus par jour, caution de 900 €
Chaque ligne se refait de tête. C’est ce qui la rend difficile à contester.
Les dégâts : la preuve avant le montant
Pour un dégât, le montant vient en second. Il faut d’abord montrer qu’il est apparu pendant la location : relevé et photo au départ sans le défaut, photo au retour avec le défaut, sous le même angle. Pour une réparation importante, appuyez le montant sur un devis ou une facture. Si le contrat prévoit une franchise, vérifiez ce qu’il dit de la part qui reste à la charge du client en cas de sinistre.
Présenter la retenue au client
- Faites le calcul devant lui, au moment de la restitution.
- Remettez un décompte écrit : chaque ligne, sa justification, le total, ce qui est rendu.
- Gardez ensemble le contrat, le barème signé, les photos du départ et du retour et le décompte : c’est votre dossier si le client conteste.
Et avec Restit
Restit applique ces calculs à la restitution : kilomètres hors forfait, carburant manquant, retard au quart d’heure entamé, et les postes de votre barème que vous cochez. Le décompte indique ce qui est rendu ou ce qui reste dû, il est envoyé au locataire par e-mail, et le dossier de preuve en PDF réunit le contrat, les photos du départ et du retour et les signatures.